A tutti sarà capitato almeno una volta di rimandare un compito, magari perché ritenuto spiacevole o troppo impegnativo, per poi ritrovarsi a doverlo affrontare quando si è più stanchi, deconcentrati o con minor tempo a disposizione. Le persone che hanno la tendenza a procrastinare, spesso non sono consapevoli che stanno boicottando la propria produttività. Secondo Brian Tracy, autore di un classico del time-management, "Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done", la cosa migliore per evitare di continuare a rimandare un’attività è cominciare la giornata affrontando la cosa più difficile, ovvero proprio quel lavoro che non ci va di fare.

1. Identifica il rospo

Molto probabilmente le tue giornate sono formate da numerosi compiti differenti. Alcune attività sono più importanti di altre, e ci sono sicuramente compiti di cui non sei particolarmente entusiasta e che faresti volentieri a meno di svolgere. Per migliorare la produttività, il primo passo è redigere quotidianamente una to-do list, ma puoi spingerti un po' oltre ordinando le attività presenti nella tua lista per ordine di importanza. Così facendo, sarai in grado di identificare:

• Ciò che non vorresti fare, ma che è necessario tu faccia;
  
• Ciò che vuoi fare e che è necessario tu faccia;
  
• Ciò che vuoi fare, ma che non è veramente indispensabile;
  
• Ciò che puoi e anzi devi delegare o eliminare.

2. Ingoia il rospo

Il "rospo" è proprio quell'incombenza che non vuoi affrontare, ma che se non porti a termine avrà conseguenze negative sul tuo lavoro. Se c'è più di un "rospo" nella tua lista, affronta il più grande per primo. Se l'obiettivo che ti sei posto è complesso e richiede tempo, fai un elenco delle azioni necessarie e muovi il primo passo verso il suo raggiungimento. Dopodiché non devi far altro che fare un passo alla volta, azione dopo azione.

Stabilendo l'abitudine di ordinare la tua to-do list e iniziando da ciò che è indispensabile fare, utilizzerai al meglio le tue energie e il tuo tempo, e il resto della giornata scorrerà più semplicemente, perché sentirai di aver portato a termine qualcosa di significativo. Ma non è l'unico vantaggio.

3. Il rospo è salutare

Tutti desiderano ottenere risultati migliori e gestire le attività al meglio. Per la maggior parte delle persone, le prime ore di lavoro sono le più produttive. Questo strumento permette di sfruttare al meglio le proprie risorse personali quando esse sono al massimo, così da avere spazio per dedicarsi a mansioni meno importanti quando si comincia a perdere energia e concentrazione. Inoltre facilita la gestione delle interruzioni e delle distrazioni, perché si possono stabilire a priori nella to-do list delle pause per potersi dedicare ad attività di bassa priorità, come rispondere a e-mail, controllare i social ecc.

Infine, questo strumento incoraggia a focalizzarsi sul meno, invece che sul più. È facile sovrastimare ciò che si può realizzare in una giornata di lavoro, ecco perché è utile imparare a organizzare le proprie attività e il proprio tempo.  Una volta stabilite le priorità e scartate le incombenze che possono essere eliminate o delegate, si ottiene una visione più nitida e precisa delle azioni da compiere, riducendo ansia e stress. Anche questo è lean.

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