Rendi il tuo tempo LEAN
“Non importa quale sia il vostro ruolo nella vostra azienda, o quali siano le vostre priorità. Io raccomando fortemente a tutti di vedere bene come è distribuito il proprio tempo, e come viene speso per raggiungere i traguardi prefissati.”
Sam Shank
Hai mai pensato di tracciare il modo in cui utilizzi il tuo tempo?
Sam Shank, CEO di Hotel Tonight, la prima app di prenotazioni hotel creata esclusivamente per i dispositivi mobili, l’ha fatto. Ha registrato e categorizzato il modo in cui utilizzava il proprio tempo per 4 settimane. I dati raccolti gli hanno permesso di vedere chiaramente quali erano le categorie di attività che gli rubavano tempo prezioso da dedicare agli obiettivi che aveva in mente.
La prima contromisura che ha quindi messo in atto per migliorare la gestione del suo tempo è stata ripulire il calendario dalle attività non fondamentali. Questo è esattamente il primo step del Metodo delle 5S.
Nel concetto di Lean tutto ciò che non produce valore, è considerato uno spreco. Il metodo delle 5S può portare ottimi risultati se implementato anche nella gestione del nostro tempo. Vediamo come.
1. Sort (Seiri): Analizza attentamente le attività da svolgere e identifica quelle che sono essenziali e utili per il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Elimina o riduci quelle non necessarie. Sostituisci le attività che generano sprechi di tempo con attività più "snelle". Ad esempio, al posto di una riunione classica può essere più proficuo uno Stand-Up Meeting.
2. Set (Seiton): Organizza gli strumenti di lavoro e le informazioni in modo logico e accessibile. Utilizza ad esempio un sistema di archiviazione ordinato per i documenti, crea una lista di attività prioritizzate o utilizza uno strumento di gestione del tempo come un'agenda o un'applicazione specifica. Disponi gli oggetti sulla tua scrivania o area di lavoro in base al loro utilizzo: posiziona ciò che usi frequentemente vicino a te, ciò ti permette di avere tutto a disposizione, senza doverlo cercare.
3. Shine (Seiso): Mantieni un ambiente di lavoro pulito e ordinato, senza distrazioni. Rimuovi gli oggetti inutili o non necessari dalla tua scrivania o area di lavoro e mantieni il desktop del computer ordinato. Fai una pulizia di file obsoleti o non necessari con cadenza periodica. Questo migliora la concentrazione e riduce il tempo perso nel cercare le cose.
4. Standardize (Seiketsu): Stabilisci delle routine o procedure standard per svolgere le attività. Ad esempio, crea una lista di task da svolgere quotidianamente o settimanalmente e segui scrupolosamente le scadenze. Ricorda di inserire delle pause regolari per rigenerare mente e occhi, soprattutto se passi molto tempo davanti al pc. Stabilisci dei protocolli di comunicazione e tempi di risposta per evitare confusione e ritardi.
5. Sustain (Shitsuke): Mantieni costantemente le buone pratiche raggiunte. Monitora i progressi nel time management e apporta correzioni se necessario. Coinvolgi e sensibilizza anche i colleghi sull'importanza di una buona gestione del tempo per aumentare la produttività complessiva e il benessere personale.
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