Sbloccati dalle urgenze con la Matrice di Eisenhower
“Ciò che è davvero importante è raramente urgente, e ciò che è urgente è raramente davvero importante.”
Dwight D. Eisenhower
La Matrice di Eisenhower è uno strumento di time-management pensato per gestire al meglio le proprie priorità attraverso la categorizzazione delle attività da svolgere sulla base della loro “urgenza” e “importanza”. Lo schema è molto semplice e consiste nel disegnare 4 quadranti denominando l'asse x Urgente/Non urgente e l'asse y Importante/Non Importante. In questo modo si otterrà:
- Primo quadrante (in alto a sinistra): urgente e importante
- Secondo quadrante (in alto a destra): importante, ma non urgente
- Terzo quadrante (in basso a sinistra): non importante, ma urgente
- Quarto quadrante (in basso a destra): né importante né urgente
"Urgente" e "importante" possono sembrare due concetti simili, ma c'è una fondamentale differenza. Le attività urgenti dipendono dal tempo che abbiamo a disposizione. Quando qualcosa è urgente, deve essere fatto subito e in genere ci saranno delle conseguenze se non lo portiamo a termine entro un certo periodo di tempo. Le attività importanti sono quelle che contribuiscono alla nostra mission, ai nostri obiettivi. L'importanza è dunque qualcosa che siamo noi ad attribuire sulla base di diversi fattori che non sono uguali per tutti (puoi approfondire l'argomento leggendo anche "Manda giù il rospo, ovvero svolgi il compito più impegnativo per primo").
COME FUNZIONA LA MATRICE DI EISENHOWER?
- Quadrante 1: FARE. Queste sono le attività che sono sia urgenti che importanti e, pertanto, richiedono la tua azione immediata.
- Quadrante 2: PROGRAMMARE. Queste sono questioni essenziali, ma non sono urgenti e quindi non richiedono un tuo intervento immediato. Sono in genere attività o progetti che possono aiutarti personalmente o professionalmente o aiutare la tua azienda a raggiungere un obiettivo a lungo termine. Tenendo sotto controllo le attività di questo quadrante ed evitando di procrastinarle, dovresti fare abbastanza progressi da non farle diventare mai urgenti e farle migrare al quadrante 1.
- Quadrante 3: DELEGARE. Si tratta di tutti quei compiti che non generano un vantaggio immediato per te e che non ti conducono al raggiungimento dei tuoi obiettivi, ma che devono comunque essere svolti. Spesso questo è il quadrante più difficile da compilare, perché si è abituati ad agire da soli. Lavorare su questo quadrante però è di fondamentale importanza per ricavarti quel tempo che ti serve per gestire le attività presenti nei quadranti 1 e 2. Per cominciare, delega solo ciò che ti fa sentire a tuo agio, ma nel tempo, dedica del tempo per far crescere il tuo team e affidare a loro le attività che non richiedono il tuo diretto intervento.
- Quadrante 4: ELIMINARE. Sono tutte le attività non essenziali o urgenti, ma che rischiano di interrompere lo svolgimento dei compiti per te più importanti. Ad esempio, il controllo continuo dei social media e delle notifiche sullo smartphone assorbe una quantità scioccante del nostro tempo. Riconoscendo questa realtà, e inserendo questi elementi nel quadrante 4, decidi di evitare o astenerti da abitudini dispersive che provocano perdita di concentrazione e riducono al contempo la tua produttività.
VANTAGGI E SVANTAGGI DEL METODO
La matrice di Eisenhower aiuta a sviluppare l'auto-analisi e a prendere decisioni con maggiore consapevolezza, perché permette di definire le priorità in modo chiaro e univoco. Il modello è particolarmente pratico per le persone in posizioni dirigenziali, poiché il loro tempo è in genere prezioso e possono così delegare compiti meno importanti ai propri dipendenti. Questa prassi, a sua volta, ha il vantaggio di far sentire i dipendenti più coinvolti nei processi di lavoro dell'azienda.
Tuttavia, può diventare opprimente quando sono presenti troppe attività. Per ovviare a questo aspetto, prova a limitarti a non più di 4-6 attività per quadrante. Prima di aggiungere nuovi task alla tua lista, assicurati di averne completato già uno. Ricorda: non si tratta di collezionare compiti da svolgere, ma di portarli a termine. Inoltre accetta di non dover raggiungere il 100% di perfezione, soprattutto se l'attività ricade nel quadrante 1. Trova il giusto equilibrio, perché se passiamo tutto il nostro tempo a cercare di fare le cose alla perfezione, non riusciremo a fare nulla.