Delegare: 5 ostacoli e come superarli
Nel mondo del business, delegare non è un compito facile: spesso si preferisce fare da soli, vuoi perché si teme di perdere tempo a spiegare i compiti agli altri, vuoi perché non si è certi a quali collaboratori affidare determinati incarichi per poca consapevolezza o fiducia nelle loro abilità.
L’errore più comune è considerare la delega niente altro che un modo per sgravarsi dai cosiddetti “compiti ingrati”. In realtà delegare non è solo una necessità quando si ha troppo poco tempo e troppe incombenze, è anche un'ottima strategia per condividere responsabilità, compartecipare alla crescita dell’azienda, sviluppare nuove competenze. Infatti offre a chi delega la possibilità di focalizzarsi su attività rilevanti per la propria crescita, ma al contempo offre l'opportunità al delegato di fare qualcosa che vada oltre il proprio ruolo.
Ma allora, perché a volte delegare è così difficile? Ecco alcuni degli ostacoli maggiormente frequenti, e come superarli.
1. Mancanza di fiducia nei collaboratori
Assicurati di dare istruzioni chiare e non pretendere la perfezione all'inizio. Anche se forse il tuo metodo è migliore, ciò non vuol dire che altri modi di agire siano completamente sbagliati. Se 3+2 = 5 è corretto, lo è anche 2 + 2+ 1 = 5. Ricordati inoltre che essere inflessibili non fa crescere il team. I problemi sono sempre dietro l’angolo quando si lavora, a maggior ragione quando una parte del lavoro è affidato ad altre persone. Può succedere che inizialmente le scadenze non vengano rispettate oppure che il lavoro non sia svolto correttamente. Mantieni aperta la comunicazione: una volta risolti gli eventuali imprevisti, rassicura i tuoi collaboratori che è normale sbagliare quando si svolge un compito nuovo.
2. Paura di perdere tempo
Perché dissipare la risorsa più preziosa, ovvero il tempo, nell’elaborare input spesso non rilevanti o nel cercare di gestire interruzioni e distrazioni? Se non fissi in agenda dei compiti che puoi delegare, ti ritroverai spesso a dover risolvere incombenze urgenti ma non importanti, togliendo energie e risorse per attività di maggior valore od obiettivi a lungo termine. Trovare del tempo per delegare è strategico per rendere il tuo tempo più produttivo. Ricorda poi che il tempo dedicato a spiegare il compito da svolgere e ad offrire supporto favorisce la diffusione delle responsabilità tra i membri del team e li aiuta a diventare più autonomi nel tempo. La delega ben riuscita prende sicuramente tempo all’inizio, ma poi ci rende superflui per quella specifica attività.
3. Non sapere quali attività delegare
A volte si è talmente bloccati nella propria routine quotidiana, che non si sa bene quali compiti delegare. La matrice Eisehover (link) può risultare uno strumento molto pratico per cominciare a prendere maggiore consapevolezza di cosa è vantaggioso delegare per potersi concentrare su obiettivi più importanti. Una volta definito con chiarezza il compito da delegare, sarà fondamentale articolare in maniera chiara le fasi del lavoro da delegare e il risultato finale. Così facendo sarà anche più semplice individuare la persona adatta al compito.
4. Paura di perdere il controllo
Inutile negarlo, il tallone d’Achille di molti imprenditori è la mania di controllo. Delegare tuttavia non vuol dire “passare la palla” e lasciare che gli altri si arrangino; Quando si delega si diventa supervisori, mentre la responsabilità diventa condivisa. Quindi non c'è perdita di controllo, anzi è fondamentale monitorare il progresso del lavoro e sostenere le persone delegate, offrendo loro supporto e assistenza. È così che si costruisce, ad esempio, un perfetto successore!
5. Mancanza di competenza
Le persone valide sono difficili da sostituire, mentre le competenze necessarie cambiano in base agli obiettivi da raggiungere e si costruiscono nel tempo. Una leadership carismatica è consapevole che il training e la formazione regolare del personale è una marcia in più tanto a livello produttivo quanto a livello di crescita di responsabilità e autonomia dei collaboratori.
9 regole d'oro per delegare in modo efficace
- Definisci l'attività/compito
- Seleziona la persona o il team a cui delegare
- Fornisci chiare indicazioni/spiegazioni
- Identifica le risorse e le competenze necessarie
- Alloca responsabilità e autorità
- Concorda una dead line
- Verifica e tieni traccia del progresso
- Sostieni e supporta
- Conduci un debriefing finale
E non dimenticare... sii gentile. Quando deleghi, non usi le persone, ma le loro skills. Cura la relazione quindi, affinché il tuo collaboratore si senta apprezzato e valorizzato.
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