Come organizzare una riunione produttiva?
Quando vengono gestite correttamente, le riunioni possono essere una grande opportunità per mantenere sincronizzato il team e creare lavoro di squadra, fiducia e motivazione. Tuttavia, se svolte in modo errato, le riunioni possono essere una perdita di tempo improduttiva (leggi anche: Riunioni utili? Tutto dipende da come lo dici).
Noi di KP siamo un team LEAN, e ci impegniamo molto per organizzare riunioni produttive e costruttive: ciò significa lavorare meglio, in modo più efficiente, mantenendo alto sia lo spirito di squadra sia la responsabilità individuale di ciascun membro del team. Questi gli step fondamentali da seguire PRIMA, DURANTE e DOPO l’incontro.
PRIMA
1. Stabilisci un obiettivo chiaro
Lo scopo della riunione è generare nuove idee, raccogliere informazioni o prendere decisioni? O una combinazione di quanto sopra? Il fattore numero uno per un incontro di successo è avere un obiettivo chiaro e un programma concreto. Evita di includere troppi obiettivi, o il rischio è cha la riunione si prolunghi eccessivamente. Una volta definito lo scopo, chiediti se la riunione è lo strumento migliore per raggiungerlo. Uno Stand-Up meeting (riunione ricorrente sullo stato), una sessione di Brainstorming o una revisione online possono essere ugualmente efficaci in certi casi.
Più lungo è l'incontro, maggiore sarà lo sforzo necessario per mantenere alta la concentrazione e la partecipazione attiva. Quando prepari l’ordine del giorno della tua riunione, fai una stima del tempo necessario per coprire ogni argomento. Così facendo, non dovrai programmare un'ulteriore riunione per parlare degli argomenti che non siete riusciti ad affrontare.
Prima dell’inizio della riunione, fornisci a tutti i partecipanti l’ordine del giorno. Includi le seguenti informazioni:
- un elenco degli argomenti da trattare
- una breve descrizione degli obiettivi dell'incontro
- l'elenco dei partecipanti alla riunione
- chi affronterà ciascun argomento
- l'ora e il luogo della riunione
- qualsiasi informazione di base che i partecipanti debbano sapere sull'argomento.
DURANTE
4. Inizia in orario
Aspettare chi è abitualmente in ritardo è spiacevole nei confronti di chi si presenta puntuale. La soluzione? Non aspettare. Iniziare la riunione nel momento previsto significa inviare un messaggio chiaro ai ritardatari e sviluppa una cultura aziendale improntata sulla puntualità .
5. Coinvolgi tutti, mantieni il focus
Assegna a ciascuno un compito per la riunione. Chi facilita? Chi prende appunti? Chi tiene il tempo? Così facendo, eviti il multitasking e rendi le riunioni più produttive. Fai parlare tutti, con ordine, e mantieni il team focalizzato, impedendo lo storytelling o le divagazioni. Il compito più difficile da realizzare nel guidare un gruppo di persone è far sì che si concentrino: riassumere ogni tanto i punti salienti aiuta a mantenere tutti "sul pezzo" e a confermare le decisioni prese.
6. Concorda in modo chiaro CHI fa COSA e QUANDO
Una riunione è efficace quando si arriva a concordare un chiaro piano di azione. Tutti devono uscire dall’incontro consapevoli di cosa dovranno fare ed entro quale scadenza. Prima di concludere, occorre sancire in modo definitivo gli impegni personali assunti da ognuno, onde evitare interpretazioni o fraintendimenti.
7. Dedica una parte della riunione alle Q&A
La sessione di domande e risposte viene spesso affrontata alla fine di una riunione, dedicandoci solo un paio di minuti. Tuttavia, questo segmento è importante quanto il resto dell'incontro. Quando viene definito un piano d’azione concreto, ma le domande successive rimangono senza risposta per mancanza di tempo, il risultato può essere negativo.
Per garantire un coinvolgimento più significativo, valuta la possibilità di dare spazio a più sessioni di domande e risposte, una dopo ogni punto trattato. Un altro consiglio è raccogliere in anticipo le domande sull’argomento della riunione. Ciò può aiutare il manager a pianificare il proprio discorso in modo più efficace e il team avrà il tempo di considerare le idee invece di affrettarsi a formulare domande alla fine di una riunione.
DOPO
8. Follow Up
L'arte del follow-up è un'abitudine professionale vitale ed è importante anche nel contesto delle riunioni. È abbastanza comune che le persone escano dallo stesso incontro con interpretazioni molto diverse di ciò che è accaduto. Invia gli appunti della riunione il giorno stesso, includendo le responsabilità, i compiti assegnati e le eventuali scadenze stabilite. In questo modo, tutti saranno sulla stessa lunghezza d'onda.
Infine, ricorda che la chiave per un incontro di successo sta nella comunicazione. Se il tuo team si sente coinvolto e motivato, sei sicuramente sulla strada giusta.
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