Stand Up meeting: l'importanza di riunirsi
Al fine di soddisfare la richiesta di un cliente, ogni azienda si articola in più fasi collegate tra loro a cascata. Ciascuna di queste fasi deve avere lo stesso obiettivo comune, ovvero consegnare al cliente il prodotto richiesto nel tempo richiesto. Allineare tutte le figure dell’azienda sullo stato di avanzamento dell’ordine è fondamentale per raggiungere l’obiettivo.
Lo Stand Up meeting serve proprio a questo; trattasi di una riunione periodica dove un gruppo di persone si incontra per condividere e allinearsi sugli sviluppi lavorativi compiuti di giorno in giorno e risolvere eventuali impedimenti che si possono presentare. L’obiettivo di queste riunioni è quello di favorire l’allineamento e un rapido scambio di informazioni tra le varie aree aziendali per mantenere il controllo e tracciare il progresso dei lavori svolti, da svolgere e degli obiettivi condivisi al fine di riuscire a soddisfare il cliente.
CHI PARTECIPA
I partecipanti a queste riunioni sono i vari responsabili e capi reparto. È importante anche la presenza di una figura di coordinamento che sappia guidare il team e mantenere la riunione focalizzata.
IN PIEDI
Tutti i partecipanti devono stare in piedi per tutta la durata della riunione. Questo per dare alle persone un senso di urgenza e rendere la riunione più veloce.
BREVI
Queste riunioni devono durare poco, indicativamente 15 minuti ed essere focalizzate. Usare una sveglia aiuta a rispettare i tempi.
FOCALIZZATE
Ogni membro deve esprimersi brevemente in merito a: (1) cosa ha fatto il giorno prima e quali problematiche ha riscontrato, (2) cosa dovrebbe fare il giorno stesso, (3) quali impedimenti potrebbe avere. Queste riunioni non devono diventare uno sfogatoio.
CONDIVIDERE, NON RISOLVERE
Lo scopo di queste riunioni è quello di condividere lo stato di avanzamento delle attività che deve svolgere ogni ruolo / fase in azienda. Qualsiasi problema ed ostacolo che emerge va affrontato dopo la riunione e solo da parte delle persone direttamente coinvolte.
STESSO GIORNO, POSTO e ORA
È bene condurre questa riunione con la stessa frequenza (giornaliera o settimanale), nello stesso luogo e orario per creare una sorta di abitudine per le persone coinvolte. Utile svolgere questa riunione la mattina presto per favorire l’attenzione delle persone.
UNO ALLA VOLTA
Durante queste riunioni una sola persona parla, a turno, e le altre ascoltano senza intervenire fino a quando non arriva il loro turno. Può essere utile ricorrere ad un oggetto da utilizzare per “passare il testimone”.
VANTAGGI
Ciascun membro del team espone brevemente il proprio operato, al fine di uscire dalla propria comfort zone ed instaurare un rapporto saldo con i propri colleghi. In questo modo, ogni risorsa del team è a conoscenza dello stato di avanzamento lavori e sa di cosa si stanno occupando gli altri membri del team, creando così un clima di condivisione ed armonia generale.
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