A fronte di un problema o criticità che emerge in produzione, negli uffici e più in generale in azienda, ma anche nella vita quotidiana, ci sono alcune azioni che possiamo intraprendere: (1) Trascurare il problema, (2) Tamponarlo oppure (3) Cercare di affrontarlo e risolverlo.

1. Trascurare il problema porta inevitabilmente a farlo crescere via via nel tempo; e più un problema cresce e diventa grande, più diventa difficile e costoso da risolvere e richiede tempo per farlo.
   
2. Tamponare il problema, invece, permette di superarlo senza dover sostenere un grande dispendio di energie e tempo nell’immediato, anche se prima o poi lo stesso problema si ripresenterà con la necessità di tamponarlo nuovamente impiegando altro tempo ed energie.
   
3. Affrontare e risolvere il problema è la scelta migliore; richiede un maggiore dispendio di energie e tempo nell’immediato che, però, non dovremo sostenere nuovamente in futuro dal momento che il problema non si ripresenterà più.

L’obiettivo, quindi, è di trovare la/le causa/e che sono all’origine del problema da affrontare. Riuscendo a risolvere la fonte del problema, questo non dovrebbe più ripresentarsi. Viceversa, limitarsi a risolvere uno degli effetti intermedi del problema non porta a risolverlo completamente e, quindi, ad evitare che si verifichi nuovamente.

Alcune tecniche che ci possono aiutare in questo sono il metodo dei 5 Perché e il Diagramma di Ishikawa (“a spina di pesce”). Entrambi questi metodi ricadono nell’ambito del Problem Solving e aiutano ad esplorare le relazioni di causa-effetto riconducibili a un determinato problema, con l’obiettivo di individuarne la causa radice.

Fondamentale il fatto che il problema non deve essere ricercato nelle persone, ma nei processi. Quindi, non bisogna cercare “chi” ha sbagliato (il colpevole), bensì “cosa” ha portato a generare il problema (il perché si è verificato).

5 Perché

La tecnica dei 5 Perché è molto semplice e consiste nel ripetere la domanda “Perché?”, per almeno 5 volte. Quando non si riesce più a proseguire nella catena di domande, significa che la causa radice è stata individuata. L’importante è di non fermarsi alla superficie del problema, ovvero alla prima causa trovata.

Diagramma di Ishikawa

Il Diagramma a lisca di pesce di Ishikawa adotta un approccio analogo, con la differenza che prevede di ricondurre tutte le possibili cause del problema analizzato a 6 categorie (si parla di 6M) che sono: Metodologie operative e Processi, Macchinari e attrezzature, Manodopera, Materiale di impiego, Metodi di misurazione e rilevazione, Madre natura (fattori ambientali). Il nome "lisca di pesce" deriva dalla somiglianza del diagramma con lo scheletro di un pesce (testa = problema; spine = possibili cause, che si possono diramare in più livelli). Una volta definite tutte le possibili cause del problema, il metodo prevede di attribuire un peso a ciascuna di esse (ad esempio in base al numero di volte che si è verificato, oppure in base al loro impatto in termini di tempo o monetari, ecc…). Infine, il metodo prevede di concentrare la propria attenzione nel risolvere le cause a cui è stato attribuito un peso maggiore.

È necessario scavare e andare a fondo di un problema al fine di riuscire a capirne le vere cause scatenanti, per poi trovare delle soluzioni definitive che impediscano al problema di ripresentarsi.

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