Nel mondo kaizen, gli standard sono tutto ciò che aiuta le persone a svolgere una determinata attività od operazione (più o meno complessa) in modo semplice, senza commettere errori.

Nel concreto, gli standard comprendono Manuali/Procedure/Istruzioni di lavoro, Cartellonistica e Segnaletica a terra, Regole, Modulistica, Checklist, Ordini di produzione, Schede e Specifiche tecniche. Servono a semplificare i processi e, di conseguenza, migliorare la qualità.

Più una attività è complessa e viene svolta raramente (perché si tratta di un prodotto particolare, ecc…), più diventa utile creare un Manuale a supporto dove vengono spiegati i passaggi da seguire, consultabile al bisogno.

Lo Stop (cartello stradale) è un esempio di standard ben riuscito che fa parte della vita quotidiana. Ognuno di noi sa cosa bisognerebbe fare quando ci si trova di fronte questo cartello (fermarsi, guardare che sia libero e, in caso, passare) anche senza avere delle indicazioni scritte (che, anzi, rischierebbero di causare più incidenti per fermarsi a leggere). Inoltre, è un cartello universale, che prescinde dalla lingua.

Gli standard devono essere semplici e funzionali; non devono essere belli da vedere ma devono essere utili per chi li deve consultare in caso di bisogno. Per spiegare come svolgere un'attività possiamo limitarci a descrivere, nel modo più dettagliato possibile, i vari passaggi da compiere; oppure possiamo abbinare delle immagini con delle semplici descrizioni. Tra i due casi, il secondo risulta più facile e veloce da consultare e mettere in pratica.

Gli standard vanno definiti assieme a chi li deve, poi, mettere in pratica. È più difficile che uno standard imposto dall'alto venga seguito, con il rischio di vanificare gli sforzi compiuti.

Alcuni falsi miti associati alla standardizzazione:

• Lo standard è la fine del viaggio. In realtà è sì la fine di un ciclo, ma è anche l’inizio di uno nuovo; la chiave è ripensare, rivedere e migliorare i processi continuamente.
  
• Gli standard fanno lavorare di più. In realtà fanno aumentare la produzione semplificando i processi, riducendo gli sprechi e facendo meno fatica.
  
• Gli standard uccidono la creatività. In realtà un lavoro meglio organizzato permette di avere maggiore libertà per sviluppare nuove idee ed attività a valore aggiunto.

Il kaizen insegna che per migliorare è necessario cambiare; gli standard servono per mantenere i risultati ed evitare di tornare indietro. Lo scopo è di non dover riscoprire l’acqua calda o reinventare la ruota, ma di concentrarsi sul come migliorare la situazione. Facilitano, inoltre, la formazione e l’inserimento di nuove persone che devono apprendere cosa e come svolgere un certo processo. Una volta creati, gli standard vanno condivisi con le persone interessate e resi disponibili per essere consultati in caso di bisogno. È importante che tutti sappiano cos’è lo standard e come può migliorare i processi. Tutti devono anche impegnarsi a seguire e rispettare lo standard.

Gli standard vanno mantenuti aggiornati nel tempo. Essi rappresentano lo “stato dell’arte”, ovvero la fotografia della situazione attuale di un’azienda. Uno standard vecchio e non più valido è dannoso perché fornisce delle indicazioni fuorvianti, non corrette, alle persone aumentando il rischio di commettere errori e generare inefficienze. Gli standard, quindi, sono alla base del miglioramento.

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