Gestione del Tempo
Quante volte ti è capitato di pensare, "Mi servirebbe una giornata di 36 ore" o qualcosa di simile? La differenza tra essere (troppo) occupato ed essere produttivo è la capacità di gestire il proprio tempo. Quando sei occupato, la tua mente è preoccupata per la tua lista di cose da fare, salti da un'attività all'altra a causa di imprevisti e distrazioni, perdendo così energia e concentrazione. Quando sei produttivo, hai un piano per affrontare tutto ciò che devi fare e sei in grado di concentrarti sui tuoi obiettivi.
La gestione in tempo reale va oltre la creazione di un'agenda quotidiana o la scrittura di un elenco infinito di cose da fare che sembra non finire mai. Le skills necessarie per un buon time management includono alcune piccole accortezze per stabilire le priorità, massimizzare il tempo da dedicare alle attività prioritarie, ridurre quello da dedicare alle attività non prioritarie, e non perdere lo smalto a metà giornata.
Ti indichiamo 5 tecniche efficaci per gestire al meglio il tempo.
1) Pianifica i tuoi obiettivi con una TO DO LIST
Una delle tecniche più efficaci è la cosiddetta “To do list – la lista delle cose da fare”. Ti basteranno cinque minuti al mattino, per scrivere un elenco delle azioni che desideri compiere durante la giornata.
Quali sono i benefici?
- avrai uno schema di lavoro con i tempi ben definiti
- potrai “sottolineare” gli impegni più importanti
- eviti lo spreco di energie mentali per ricordare che devi ad esempio fare la spesa, pagare una bolletta etc. etc.
- riuscirai ad interrogarti con facilità sui compiti da svolgere durante il giorno
- avrai modo di notare i tuoi risultati e premiare gli obiettivi raggiunti
2) Scegli le priorità
Devi imparare a fissare le priorità, i compiti più importanti e sbloccarti dalle continue urgenze. Concentrati sulle scadenze immediate e individua cosa davvero è necessario, senza perdere tempo prezioso. Applica la cosiddetta regola 80/20, secondo cui solo il 20% di ciò che facciamo – delle cose davvero importanti – determina l’80% dei nostri risultati. Quindi leggi la tua lista e assegna una priorità alle urgenze e a ciò che è veramente importante per il tuo core business, così utilizzerai il tempo in maniera intelligente, otterrai maggiori risultati perché la mente si concentrerà solo sulle azioni indispensabili. Per scegliere i compiti più importanti e decidere le tue priorità puoi utilizzare uno strumento molto pratico: la Matrice di Eisenhower.
3) Smettila di rimandare
Un po’ di procrastinazione è inevitabile, ti potrà succedere di dover rimandare qualche impegno della tua lista, però quando ti trovi a rimandare tutto, hai un grosso problema con la gestione del tempo. A volte rimandi:
- perché non sai da dove iniziare
- hai poco chiari gli obiettivi
- perché hai paura di fallire
Qual è la soluzione?
- inizia senza aspettare che le condizioni siano perfette
- leggi con attenzione la lista delle “cose da fare”
- definisci bene i tuoi obiettivi
- chiediti subito come stai utilizzando le ore della tua giornata
- evita le distrazioni che ti portano a procrastinare
Impegnati a gestire il tuo tempo, smettila di rimandare e otterrai maggiori soddisfazioni.
4) Dividi il lavoro per fasi
Una buona tecnica è dividere il lavoro in piccole porzioni composte da 45 minuti o da un'ora. Fissare un tempo di azione ti aiuta a stare concentrato, a lavorare in modo più efficace e guadagnare tempo. Quante volte ti sarà successo di trovarti a poche ore da una scadenza e ti sei messo a lavorare con maggiore attenzione? E poi ti sei detto: “Mi trovo a fare tutto all’ultimo minuto!” Questo succede perché quando hai una scadenza da rispettare, un orario preciso, la tua mente tira fuori le risorse necessarie per raggiungere l’obiettivo. Provaci, dividi il tuo lavoro in piccole fasi da 45 minuti e segui passo passo ogni risultato ottenuto. Vedrai che con un po’ di pratica sarai maggiormente soddisfatto dei tuoi obiettivi raggiunti.
5) Registra il tuo tempo
Se vuoi migliorarti sempre di più, dovresti provare a tenere un registro delle azioni svolte durante la giornata. Prendi un foglio di carta o utilizza il computer, un foglio di calcolo (Excel) e descrivi nel dettaglio le azioni della giornata:
Esempio:
- dalle 09:30 alle 10:00 – lettura e-mail
- dalle 10:00 alle 10:30 – riunione
- dalle 10:30 alle 10:45 – telefonata
- dalle 10:45 alle 11:00 – lettura siti web
Prova a scrivere il registro per un paio di giorni, tieni traccia del tuo tempo e sottolinea gli eventuali problemi. Riconoscere come “sprechi” il tuo tempo è il primo passo per gestirlo meglio.