La ricerca del materiale in azienda rientra nei 7 Muda (attività ad assenza di valore) definiti nel modello Toyota. Spesso solo chi gestisce il magazzino sa dove si trova il materiale.  Come fare per semplificare questa attività?

1) RAGGRUPPARE IL MATERIALE

Fare in modo di tenere vicino tutto il materiale che fa riferimento alla stessa categoria merceologica e/o fornitore.

2) DISPORRE IL MATERIALE IN ORDINE

Fare in modo di disporre il materiale in sequenza, sulla base del codice articolo o delle sue misure, dal più piccolo al più grande.

Entrambe sono soluzioni valide ma non ottimali, dal momento che il magazzino è un sistema dinamico, nel senso che nel tempo vengono aggiunti e/o tolti articoli. Se, per come è stato disposto il materiale inizialmente, non c’è lo spazio per riuscire a mantenere raggruppato e/o in sequenza il materiale a scaffale, diventa necessario mettere mano al magazzino e spostare il materiale già presente in modo da creare lo spazio per disporre il nuovo materiale.

In alternativa, si può pensare di lasciare fin da subito dello spazio libero per riuscire a gestire le possibili aggiunte future senza dover spostare il materiale in seguito. Ciò, però, porta inevitabilmente ad uno spreco dello spazio a disposizione che, spesso, le aziende non possono permettersi.

Un’altra soluzione, che permette di ovviare a tutti questi inconvenienti, è la seguente:

3) UTILIZZARE UN SISTEMA DI UBICAZIONI

Significa dare un nome univoco, composto da una sequenza di lettere e numeri, ad ogni posizione a scaffale e/o a terra. L’assegnazione dei nomi alle varie posizioni va pensata nell’ottica di ottimizzare le percorrenze. Il nome delle posizioni, una volta definito, deve essere reso visibile e facile da vedere mediante l’utilizzo di etichette e/o cartelli da stampare ed attaccare nelle varie posizioni a scaffale e/o a terra. Infine, occorre associare al materiale la posizione in cui viene stoccato.

Le ubicazioni possono essere:

• Statiche: la posizione del materiale è fissa (cioè sempre la stessa) e dedicata (non può essere utilizzata per stoccare materiale diverso).
  
• Dinamiche: la posizione del materiale non è fissa in quanto viene messo nella prima posizione libera disponibile in quel momento. Ciò, però, richiede l’utilizzo di sistemi barcode e software dedicati per rendere possibile l’aggiornamento in tempo reale dell’occupazione delle posizioni e la ricerca del materiale per il prelievo.
  

Le ubicazioni permettono di trovare in modo semplice e veloce la posizione del materiale, anche da parte delle persone che non sono coinvolte nella gestione del magazzino. Non occorre ricordarsi dove si trova il materiale oppure chiedere al magazziniere; è sufficiente consultare un database (o foglio) dove viene indicata la posizione di tutto il materiale, e saper interpretare correttamente la stringa che compone l’ubicazione (è sufficiente creare uno standard a riguardo). Consentono inoltre di creare delle liste di picking dove il materiale da prelevare viene riportato in ordine di ubicazione in modo da ottimizzare gli spostamenti degli operatori.  Ci si svincola, poi, dal dover tenere raggruppato e/o in sequenza il materiale a magazzino perché c’è un sistema che ci dice dove si trova, purché venga mantenuto aggiornato (in caso di spostamenti). Si possono, infine, adottare dei criteri di allocazione del materiale in base alla frequenza di prelievo per agevolare le attività di picking, dove previste. Le ubicazioni sono come gli indirizzi: senza un paese ed una via, un numero civico, l’indicazione del piano e del numero di appartamento diventa difficile trovare e raggiungere l’abitazione di una persona.

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