All'interno delle organizzazioni, i KPI (key performance indicators) sono il pilastro su cui si basano decisioni strategiche. Il loro utilizzo è così diffuso perché permettono di valutare rapidamente lo stato di salute di un processo o di un'intera impresa. In una realtà sempre più competitiva, monitorare le performance non è più un'opzione, ma una necessità. 

Pensiamo agli indicatori come al cruscotto di un'auto: proprio come questo ci informa sulla velocità, il livello del carburante o eventuali problemi, i KPI ci forniscono informazioni essenziali su come "guidiamo" la nostra impresa. Se non prestiamo attenzione al cruscotto, rischiamo di perdere il controllo o di trovarci in panne. Allo stesso modo, senza KPI chiari e ben monitorati, rischiamo di prendere decisioni alla cieca, con la possibilità di andare in una direzione diversa da quella voluta.

Nel mondo della Lean Production, la misurazione è il secondo principio fondamentale (leggi anche i 5 Principi del Lean Thinking). Si parte dal ciclo DMAIC (Definisci, Misura, Analizza, Migliora, Controlla) per definire obiettivi chiari e misurare i progressi verso di essi. Saper scegliere i KPI giusti è cruciale per garantire il miglioramento continuo. Come evidenziato dal ciclo DMAIC, la fase di misurare è il primo passo per comprendere cosa funziona e cosa no nei processi aziendali.

Nell’applicazione delle tecniche Lean, gli indicatori diventano lo strumento che collega le attività di miglioramento ai risultati aziendali concreti, poiché permettono di misurare sia l'efficacia che l'efficienza dei processi. Misurare è fondamentale perché ci consente di verificare se stiamo andando nella direzione giusta e se gli interventi di miglioramento continuo sui processi stanno portando i risultati sperati. Senza dati concreti, il rischio è di apportare modifiche senza un reale controllo sugli effetti, con la possibilità di deviare dagli obiettivi strategici o addirittura di peggiorare le performance di processo. I KPI fungono da bussola: ci indicano se le azioni intraprese stanno effettivamente migliorando le prestazioni o se è necessario un cambiamento di rotta per evitare sprechi e inefficienze. Misurando con costanza, possiamo adattare le nostre strategie in base ai risultati reali e garantire che ogni miglioramento sia effettivamente un passo avanti verso l'ottimizzazione dei processi.

La selezione dei KPI deve iniziare sempre dagli obiettivi aziendali e dai processi chiave. Non è sufficiente monitorare ciò che è facile da misurare; occorre concentrarsi su ciò che è rilevante ed in linea con gli obiettivi che si intendono perseguire. 

Un errore comune è sovraccaricare il sistema con troppi indicatori, molti dei quali possono risultare inutili o, peggio, fuorvianti. Anche nel processo di costruzione dei KPI, infatti, è facile incorrere in MUDA, ovvero sprechi tipici del pensiero Lean. Uno dei MUDA più comuni è la tendenza a creare un numero eccessivo di indicatori, che finiscono per sovraccaricare i responsabili decisionali, anziché aiutarli. Un eccesso di dati non solo genera confusione, ma può distorcere la visione dei risultati e portare a decisioni inefficaci.

Il principio Lean di eliminare gli sprechi si applica anche ai KPI: meno indicatori, ma più rilevanti e accurati, consentono di focalizzarsi su ciò che davvero conta.

Una volta scelti gli indicatori giusti, è altrettanto importante ricavarne una interpretazione corretta. I KPI non devono essere analizzati in modo isolato, ma compresi all'interno del contesto più ampio del sistema aziendale. Alcuni indicatori possono avere interazioni tra loro, per cui migliorare un KPI potrebbe peggiorarne un altro. Ad esempio, migliorare la velocità di produzione potrebbe ridurre la qualità.

Inoltre, è essenziale valutare l'impatto delle modifiche al processo sugli indicatori stessi. A volte, la modifica di un singolo parametro può causare effetti imprevisti su altri aspetti della performance aziendale. È quindi fondamentale conoscere a fondo le logiche che governano i processi, per comprendere come determinati interventi influiscono sulle performance dei processi stessi.

Si pensi, ad esempio, a come il tentativo di ridurre le perdite di disponibilità per attrezzaggio degli impianti producendo lotti più grandi e con minor frequenza, impatti sull’aumento del WIP e quindi sull’aumento del tempo di attraversamento del processo produttivo, risultato che dal punto di vista delle performance è negativo.

I KPI sono molto più di semplici numeri: sono veri e propri attori che influenzano i comportamenti e le decisioni all'interno delle organizzazioni. Usati correttamente, possono orientare il miglioramento continuo e trasformare i processi. Ma, per fare questo, è fondamentale scegliere gli indicatori giusti, eliminare quelli superflui e, soprattutto, interpretarli nel contesto aziendale.

Un uso consapevole e mirato degli indicatori non è solo un vantaggio, ma una necessità per evitare decisioni pericolose che potrebbero compromettere il futuro dell'organizzazione. Usare i KPI in modo errato o mal interpretare i dati può portare a scegliere obiettivi fuorvianti o a privilegiare soluzioni che sembrano efficienti nel breve termine, ma che creano inefficienze a lungo termine. Indicatori mal gestiti rischiano di "guidare" l'azienda fuori strada, portando a decisioni basate su informazioni distorte o non pertinenti. Solo un'analisi attenta, incentrata su pochi KPI rilevanti e ben progettati, permette di identificare con precisione aree di miglioramento reali, evitando errori strategici.