“La vita è davvero molto semplice, ma noi insistiamo nel renderla complicata”
Confucio

L’attuale mondo del lavoro è caratterizzato da grande complessità, e la massima di Confucio può sembrare ormai superata: come semplificare la complessità? Ed è davvero possibile farlo? 

Soffermiamoci per un momento a comprendere il vero significato delle parole: complicato non è sinonimo di complesso. Complesso significa “intrecciato insieme”, “composto di più parti dipendenti e collegate tra loro”; complicato vuol dire invece “piegato, avvolto più volte in se stesso”, tanto da diventare “difficile da comprendere, sciogliere”.

Lo studio dell’origine delle parole può far desistere anche i lettori più determinati, per cui facciamo un esempio. A tutti sarà capitato di dover sciogliere un cavo o un filo aggrovigliato, e sappiamo quanto ciò può diventare difficile, fino alle estreme conseguenze (darci un bel taglio!). Eppure nel mondo dell'alpinismo e della barca a vela esistono nodi complessi facilissimi da sciogliere. Questo perché sono stati costruiti in modo semplice. Non a caso, il nodo così detto “semplice” - uno dei nodi più facili e veloci da realizzare - costituisce la base da cui partire per la costruzione di nodi più complessi. E guarda caso, semplice vuol dire proprio: “piegato una sola volta”. 

Confucio allora ha ragione: saper semplificare ciò che è complicato, permette di costruire un ambiente lavorativo flessibile e più salutare per gli individui, in grado di rispondere all’aumento di complessità dell’odierno mondo del lavoro, fatto di organizzazioni e sistemi intrecciati e interdipendenti tra loro.

L’applicazione dei Principi Lean diventa allora un mantra che tutti i membri di un’azienda farebbero bene a ripetersi ogni giorno per comprendere la complessità e rispondere in modo semplice, evitando le complicazioni che si traducono in sprechi e mancanza di valore aggiunto. Sprechi che possono celarsi non solo nei processi (dove la maggior parte delle aziende si focalizza), ma anche nel flusso di informazioni e nelle relazioni tra persone.

Usciamo per un attimo dal nostro luogo di lavoro e facciamo due passi in natura per osservare le api. L’alveare è uno dei sistemi più complessi presenti in natura e può ospitare dalle 20.000 alle 60.000 api. Il lavoro delle api all’interno dell’alveare richiede attività continue, coordinate secondo un meccanismo perfettamente efficiente che segue regole impeccabili. Le api hanno inoltre un sistema di comunicazione particolarmente evoluto, basato sull’emissione di sostanze odorose (feromoni), ronzii di diverso tipo, assaggi e danze. La collaborazione, la suddivisione dei ruoli all’interno dello sciame e una comunicazione straordinariamente ingegnosa rappresentano la chiave per il successo, ovvero per la sopravvivenza, di questi animali.

Allo stesso modo, nei sistemi complessi (intrecciati e interdipendenti), le relazioni tra gli elementi sono fondamentali. Per produrre buone relazioni occorre che la comunicazione funzioni molto bene. La mancanza o l’inefficacia della comunicazione non permette al sistema di prosperare. Mettere al centro le persone e le relazioni tra le persone nella gestione aziendale è quindi fondamentale per sostenere nel lungo periodo il processo di miglioramento continuo.

 Per semplificare la comunicazione a livello aziendale, è essenziale adottare alcuni principi chiave:

• Promuovere la trasparenza: Una comunicazione chiara e aperta riduce le possibilità di malintesi e favorisce la fiducia reciproca.
• Semplificare i messaggi: Focalizzarsi sui punti essenziali con messaggi brevi e diretti per evitare sovraccarichi informativi e mantenere alta l'attenzione.
  
• Incoraggiare un feedback costante e bidirezionale: Identificare e correggere rapidamente eventuali inefficienze comunicative, creando un ambiente in cui la comunicazione diventa uno strumento di crescita e miglioramento continuo.
  
• Costruire un linguaggio comune: Sviluppare un vocabolario condiviso, fatto non solo di parole, ma anche di valori e obiettivi comuni, aiuta a creare una base solida per la comprensione reciproca e l'allineamento delle azioni, rafforzando il senso di appartenenza e collaborazione all'interno dell'azienda.
  

La conoscenza è la chiave del miglioramento. Iscriviti alla nostra newsletter e resta sempre aggiornato. Subito, in regalo, la nostra raccolta di infografiche LEAN per portare il Miglioramento Continuo nella tua azienda.