Time Management e Smart Working: Strategie Lean per Ottimizzare il Lavoro da Remoto
In un mondo sempre più orientato verso il lavoro da remoto, padroneggiare il time management non è solo un vantaggio competitivo, ma una necessità per il successo professionale e personale. Una gestione efficace del tempo permette di lavorare in modo più intelligente, non più duramente. Questo è particolarmente rilevante nello smart working, dove le distrazioni domestiche e la mancanza di un ambiente strutturato possono ostacolare la produttività.
Di seguito 5 suggerimenti utili in chiave Lean, che potrai approfondire nel nostro corso dedicato al Time Management.
1. Pianifica e Prioritizza le attività
La Matrice di Eisenhower aiuta a classificare le attività in base al loro livello di urgenza e importanza. Questo metodo consente di distinguere tra ciò che è veramente essenziale e ciò che può essere delegato o eliminato.
- Applicazione Pratica: Pianifica le attività del giorno in base a questa matrice, garantendo che le attività critiche ricevano la priorità.
2. Recupera la concentrazione
Il tempo che dedichi ad un task non è necessariamente proporzionale a ciò che produci. La concentrazione infatti tende a calare man mano che si trascorre troppo tempo su una singola attività.
- Applicazione Pratica: Suddividi il tempo in slot, ovvero sessioni di 45 minuti seguiti da una pausa di 10-15 minuti. Utilizza le pause per qualche esercizio di stretching o brevi camminate, e possibilmente staccati anche da notifiche del telefono ecc.
3. Mantieni alta la produttività
La nostra produttività varia durante il giorno. Per questa ragione, le attività che richiedono maggiore impegno mentale dovrebbero essere svolte nelle ore in cui si è più freschi e concentrati, tipicamente al mattino.
- Applicazione Pratica: Dopo aver suddiviso le attività secondo la matrice di Eisenhower, pianifica quelle più difficili e che richiedono maggiore concentrazione al mattino, quando le energie mentali sono al massimo. Riserva le attività meno impegnative e più ripetitive per il pomeriggio, quando la capacità di concentrazione tende a diminuire.
4. Sfrutta i principi lean per ridurre i MUDA (Sprechi) legati al time management
Alcuni principi Lean si applicano perfettamente anche al lavoro da remoto per ridurre le distrazioni e ottimizzare i processi.
- Applicazione Pratica: 5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain): Implementa le 5S alla tua postazione di lavoro per lavorare in modo efficiente. Crea una postazione di lavoro dedicata, che sia ergonomica, mantenendo separata la gestione della tua vita privata da quella lavorativa (cartelle, documenti, ecc.); Visual Management: Adotta tecniche di segnalazione visuale (Visual Management) per indicare lo stato di disponibilità (es. "occupato", "non disturbare") per ridurre le interruzioni inutili. Questo può essere particolarmente efficace durante le riunioni virtuali o le sessioni di lavoro concentrato.
5. Mantieni alta la collaborazione con una efficace Gestione delle Riunioni
Lavorare da remoto non vuol dire lavorare da soli. Anche se i nostri colleghi non sono presenti fisicamente, la nostra organizzazione e produttività influenzerà il loro operato. Per questo è fondamentale essere rigorosi nel rispettare i tempi previsti per lo svolgimento di un task ed evitare di ricorrere all’uso compulsivo di mail, chat e riunioni online per comunicare con il team. Le riunioni vanno organizzate e gestite in modo attento affinché siano efficaci.
- Applicazione pratica: Stabilisci un'agenda chiara con obiettivi specifici per ogni riunione. Limita la durata delle riunioni e utilizzare tecniche come il time-boxing per assicurarti che le discussioni rimangano focalizzate. Prima del termine di ogni riunione, raccogli dei feedback per identificare aree di miglioramento.
Conclusione
Il time management è una competenza essenziale nello smart working, dove la flessibilità e l'autonomia richiedono una pianificazione e un controllo rigorosi del proprio tempo. Applicando alcuni principi Lean è possibile ottimizzare la gestione del tempo e migliorare la produttività. Lo sviluppo di abitudini efficaci e l'autodisciplina sono fondamentali per mantenere un alto livello di produttività e benessere nel lungo termine.
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