SCRUM e KANBAN sono due metodologie diverse per implementare la gestione di un progetto o di un flusso di lavoro Lean. Entrambe le pratiche mirano a migliorare prodotti e servizi in maniera efficiente, ma conoscerle bene permette di capire quando conviene usare una e quando l'altra.

La metodologia Scrum aiuta a produrre output finiti nel minor tempo possibile. Valorizza il lavoro di squadra, al cui interno i ruoli sono ben definiti, e stabilisce intervalli di lavoro brevi e strutturati, detti sprint, entro cui portare a termine una serie di attività che vengono definite anticipatamente. 

Alcune caratteristiche dello Scrum:

• è tempo-centrico: l’obiettivo da raggiungere è legato allo sprint, quindi il numero di cose da fare è variabile, perché il tempo è fisso. In kanban è il contrario, il tempo è variabile perché ci si può muovere in avanti solo quando tutti gli elementi sono stati completati; 

• è empirico: il team di lavoro è incoraggiato ad apprendere dall'esperienza, riorganizzando e modificando le priorità su cui è possibile costruire soluzioni complesse alla luce di ciò che si conosce;

• la comunicazione è essenziale: si svolge attraverso degli incontri chiamati eventi, che includono: a) riunioni brevi giornaliere durante le quali si esamina il lavoro che è stato completato il giorno precedente e si pianifica il lavoro da svolgere nelle successive 24 ore. Queste riunioni servono a fare emergere eventuali problemi che potrebbero ostacolare il completamento del progetto; b) riunioni di pianificazione dello Sprint, durante le quali tutti sono chiamati ad aiutare a fissare gli obiettivi; c) riunioni retrospettive al termine di uno sprint, durante le quali si riflette sullo sprint appena concluso. (se ti sei perso il nostro video sulla scrum board, puoi vederlo qui).

La metodologia Kanban permette di visualizzare sia il processo che il lavoro effettivo, massimizzando l'efficienza del flusso operativo. L’obiettivo primario del metodo Kanban è di identificare eventuali colli di bottiglia, per aggiustarli e risolverli, così che il flusso di lavoro possa procedere senza intoppi a una velocità ottimale. In sostanza il Kanban viene usato per visualizzare l’avanzamento di progetti o task di lavoro; si possono identificare le fasi del PDCA (prima colonna del tabellone è “PLAN”, seconda “DO”, terza “Check” e quarta “ACT”, a cui si aggiunge una quinta - “DONE” - per indicare che il task è finito), oppure le fasi BACKLOG (coda di tutti i progetti o fasi di lavoro a cui si è pensato), To-DO (quelle che si sono scelti), IN PROGRESS (iniziati e in avanzamento), VERIFY (in fase di verifica) e DONE (quando si è concluso il progetto o la fase di lavoro). Tranne che per la prima e l’ultima colonna in questo ultimo caso, nel Kanban i task per colonna vanno definiti numericamente (ad esempio 10), e non si può spostare un task da una colonna a un'altra finché il numero di task presenti nella successiva colonna non sia inferiore a 10. Questo permette di concentrarsi sui progetti effettivamente fattibili senza disperdere energie.

Alcune caratteristiche del Kanban:

• non vi sono restrizioni di tempo: il Kanban non stabilisce delle scadenze definite come nel caso della metodologia Scrum e il team è lasciato libero di auto-organizzarsi;
  
• gli incontri periodici sono raccomandati, ma non obbligatori;
  
• il team non ha ruoli incorporati, ed è quindi più libero di muoversi (anche se si possono implementare i seguenti ruoli: il Manager di Consegna del Servizio e il Manager di Richiesta del Servizio).
  

Sia Kanban che Scrum hanno i loro fan e storie di successo. Nella nostra esperienza, Kanban risulta essere uno strumento più elastico e facile da comprendere per un cliente, tuttavia nessuno dei due modelli va applicato in maniera rigida. Sta all'esperienza del lean manager trovare la soluzione più efficace, adattando e modificando lo Scrum o il Kanban alla realtà aziendale specifica in cui interviene.